Laporan magang ini merupakan tugas akhir Helena Lanung (NIM 2022210147) dari Program Studi Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Tribhuwana Tunggadewi Malang. Laporan disusun berdasarkan pengalaman magang selama lima bulan di Fakultas Ilmu Kesehatan Unitri dengan judul “Inovasi Pengarsipan Digital di Fakultas Ilmu Kesehatan Universitas Tribhuwana Tunggadewi Malang”. Penelitian kualitatif deskriptif ini menganalisis permasalahan pengarsipan manual, seperti penumpukan dokumen fisik, risiko kerusakan, serta keterbatasan akses. Solusi yang diterapkan berupa inovasi digital menggunakan Google Drive dengan menggunakan email resmi fakultas. Mahasiswa memindai dokumen melalui barcode/QR code, mengunggahnya ke link khusus, lalu admin menyimpan secara sistematis. Cara ini terbukti mengurangi biaya fotokopi sekaligus mempermudah pencarian dokumen. Teknik pengumpulan data melibatkan observasi, wawancara, dan dokumentasi.
Informan dalam penelitian ini yaitu Wakil Dekan, Admin, dan dua (2) Mahasiswa, serta analisis data model Miles & Huberman (reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan). Validitas data diperkuat melalui triangulasi dengan sumber primer maupun sekunder berupa dokumen dan literatur.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa inovasi ini sederhana layaknya penggunaan Google Form, namun memenuhi karakteristik difusi inovasi Rogers: manfaat tinggi, kesesuaian baik, kompleksitas rendah, tingkat uji coba terbatas, dan keterlihatan hasil yang jelas. Keberhasilan implementasi didukung oleh pengalaman admin sebelumnya dari Fakultas Pertanian, dukungan pimpinan, jaringan WiFi yang stabil, ketersediaan ruang penyimpanan pada perangkat mahasiswa, serta adanya pendampingan. Kendala yang muncul antara lain kualitas hasil scan yang kurang baik (blur/terpotong), minimnya fasilitas komputer dan scanner, keterbatasan paket data, memori ponsel penuh, rendahnya
literasi digital mahasiswa, serta belum adanya standar operasional prosedur yang resmi. Secara keseluruhan, inovasi pengarsipan digital ini berhasil mentransformasi sistem penyimpanan dokumen menjadi lebih efisien dan mudah diakses. Rekomendasi penelitian mencakup penambahan fasilitas pemindaian, melakukan sosialisasi bagi mahasiswa, serta penyusunan standar operasional
prosedur yang jelas agar penerapan inovasi lebih konsisten.